| 職場旅行幹事顛末記2002準備編 |
年度末まであと一月、職場の居酒屋ミーティングをやりました。なんとなく昨年の職場旅行の話になって、「ねえねぇ、今年は何処にいくの？」と聞いてくる。
今年も幹事を引き受けてしまいました。（汗）
| 幹事業務のタイトル目次 | |
| さて今年は何処に行く？ | 申込みが済んで |
| 行き先を手配する | さて出発だ |
| 主催旅行参加申込に成ったら・・ | リンク集 |
さて、今年もリアルタイムで、準備のアップをしてみましょう。
| ■さて今年は何処に行く？ |
例によって予算は積み立ての６０，０００円。仕事の合間に部内の雰囲気を確認してみよう。事前のリサーチが基本。
任せる！＿（５人）
今年も海外がいいなぁ＿（５人）
グァムかサイパンなんていいなぁ＿（２人）
また釜山に行きたい＿（5人）こんな感じです。昨年の釜山は好評だったようです。ジョイロードさんと、Ｈ.Ｉ.Ｓ.に資料を請求してみましょう。ホームページでは、どちらのサイトも5月の価格カレンダーがありません。店頭には新価格のパンフが置いてあるのに、サイト上に無い。即時性がインターネットの魅力なのに企業サイトでは更新が遅いサイトが多い。サイト運営を外注化しているか、別部門で運用していることが原因です。
自分達の部門のページは、自分達で更新で更新する。そんな運営が理想ですが、なかなか実現できてないサイトが多いですね。
さて、ＦＡＸで頂いた資料によれば、韓国、香港、台湾、グァムまで予算の範囲に入ります。勿論全額旅行代理店に支払えばの話です。5月25日以降は、ワールドカップのため韓国の価格カレンダーは空白になってます。
資料が揃ったので、部内会議の終わりに、皆に希望を確認。若手最年長者の強い希望で、ソウルに決定しました。（みんなで行き先を決めるところに価値がある→あとで苦情が出ない）参加者は、14名。昨年より１人増えました。
あとは手配です。
| ■行き先を手配する |
今年の６月に、職場の若手が結婚します。勿論部内の人間は招待を受けますし、本人も出費が大変。予算で現地の最低限の小遣いまで賄えることを考えると、４万程度の費用で納めたい。昨年の釜山の実績を考えると、ビートルの費用を航空券に当てれば何とか成るかと思って、航空券のサイトを回ってみると、高い！！
例年ならソウル往復は、２万もあれば買えたのに今年はダメ。やっぱりワールドカップ相場かなぁと諦める。ならば安いパックツアーで行こう。
ジョイロードで見積もりを取ると、指定日程で予約が入れられるが、残念ながら予算オーバーです。ＨＩＳでは、予算は合うが人数が多いので手配をかけてもらえないと確実な回答が出来ないとのこと。本来なら確実な返事を呉れたジョイロードに頼みたいところだが、ここは予算重視でＨ.Ｉ.Ｓ.さんに、頼むことにしよう。（3/25）
昨年は、自分でビートルの団体扱いの手配をしたりしたので、部内のパスポートの記載内容のリストがデータの形であるので、予約を入れるリストを作って、Ｈ.Ｉ.Ｓ.にＦＡＸを入れる。以後の連絡はメールでお願いしたいと、職場のアドレスを入れておく。メールならいつでも確認できるので助かる。
キャリアの希望無しにしていたら、ＪＡＬが取れたとメールが入った。（Ｈ．Ｉ．Ｓメディア通販課の白土さんの素早い対応に感謝！）
そんなわけでパックツアーは、「気楽にソウル 日本航空で行くフリープランソウル３日間」に決定です。予算は一人当たりで、39,800+3,945＝43,745円に決定。ホテルはエコノミーです。
このパックでは、ホテルのグレードが選べるだけで、エリア指定もホテル指定も出来ないのは承知の上で、「できたらミョンドン近くのアストリアかニューオリエンタルをお願いします」と希望を入れたら、「指定できなけれどミョンドン辺りになるように現地に手配します」と回答が来た。ラッキー！！（3/28）
| ■主催旅行参加申込に成ったら・・・・ |
今回はパックツアーですから、代理店の主催旅行参加申込書の提出が必要だ。前回は、個人での単独手配だったから、私が手配だけすればOKだったが、今回は各自で書いてもらう。
この段階で、一名参加が出来ないと連絡が入った、鶴ちゃんだ。参加が奇数になってしまうと、１人部屋の追加が発生するし、申込金の２８万は送金済み。
さて、どうしたものか？うちのカミさんなら何時でも参加ＯＫなんだけどと、ふと思った。試しに皆に聞いてみる。「鶴ちゃんの代わりに、カミさん連れて行って良い？」
誰一人反対しない。よし電話だ。「今度の慰安旅行についてくる？」間髪を入れずに、「いいともー」だってさ。（3/29）
早速週末には、申込書を持って帰る。朝には記入済みで私の机の上にある。慣れたものだ。明日会社に行って、午前中に申込書そろうかなぁ？ 無理だろうなぁ。（3/31）
やっぱり揃ったのは、半数。仕事関係で出張や旅行慣れはしていても、パックツアーなんて経験が少ないメンバーですから仕方ありません。それよりも困ったのは、パスポートを持っていると答えてた先輩が、「切れてた・・」とのこと。
ご本人は、本籍は長崎ですが家族を福岡に置いていて、逆単身赴任になってます。そのうえ「パスポートの手配頼んで」ってこと。しかたがないので、Ｈ.Ｉ.Ｓ.にメールを入れました。現住所を長崎に動かせない理由が有るそうだから、福岡で発給してもらわないといけないんですよね。
今日はちゃんとそろうかなぁ・・・・
旅行の概要の回覧は今日の夕方回したけど。（4/1）
| ■申込みが済んで |
申込書を何とかそろえて、予約金280，000円を送金（４/１）してＨＩＳにメールを入れる。パックツアーだから幹事はらくなもの。あとは慰安旅行だから、みんなで食事をするのが毎年の慣わし、去年は釜山の大衆的な韓定食モドキで宴会をしたから、今年はソッパランに予約を要れようと思って、みなの意見を聞いてみると。若人たちは「焼肉が良い」などという。
今年は、焼肉に決定。それならパックツアーに乗っかって、「本格骨付カルビ食べ放題＆韓国ビール・焼酎飲み放題プランを頼もう。追加料金3，500円なり。
残金送金までに決めてくれればいいと、ＨＩＳさんからメールが来てたので、本日（４/１９）3，500円*１４人分を追加して送金。
これでツアーの概要は、このパックに成りました。
午前中にソウルについて、免税店を回って昼食にビビンパップ。午後が不明で、夕方チェックイン。夕食は上記の飲み放題食べ放題に行ってその日はおしまい。翌日は完全フリー。その翌日も出発まで完全フリーの、営業部ソウル慰安旅行の概要が決まった。
【未確認事項】
・ホテルが決まってません 。 さっき電話がありました。このホテルに決定です。
・昼食後の時間がどうなるのか未確認。
出発まで一ヶ月を切った。若手の机の上にはガイドブックが載っている。
| ■出発を前にして |
さて、今週末には出発。サッカーその他時節柄通関に時間が掛かるとのことで、集合時間は７：１５だ。長崎からは公共交通機関で行くと間に合う便がないので、前泊して博多の夜の打合せや、当日早朝車で乗り合わせなど各自打合せをやっている。
皆さん社会人で営業マン、指定された日時に指定場所に集まるのは商売みたいなもの、なんとか集まってくれるでしょう。しかし、ぎりぎりになる可能性はあるので、全員のパスポートを預かって発券だけは済ませておきましょう。代理店さんに迷惑を掛けるわけにはいきませんからね。
しかし、パスポートがあと二人集まらない。「預けない人は自分で発券を受けてもらいます」と脅しを一発入れないと間に合わないかな？
残った仕事を明日の夕方までに済ませて、夕方から博多の妹のところに行きます。ソウルレポートは戻ってきてからゆっくりアップしますね。
さて、いよいよ出発です。
そう言ってたら、土壇場で緊急業務発生。なんとか今日中に目鼻をつけないと行けなくなってしまいます。本日バタバタ・・・・・
| ■参考にさせていただいた各サイトのリンク集 |
Ｈ.Ｉ.Ｓ.：今回お世話になった代理店さんです。
韓国観光公社：韓国に関してはまずここから。定番ですね
ジョイロード：ビートルの発券はここで行いました｡